Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Gminy Jasienica
Adobe Reader

Zarządzanie Projektem

Projekt Finansowany z Uni Europejskiej

STRUKTURA ORGANIZACYJNA JEDNOSTKI REALIZUJĄCEJ PROJEKT

Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu (Measure Autorising Officer) – MAO
Andrzej Świerkot tel: 33/815-22-31 wew.135

Kierownik Jednostki Realizującej Projekt

Katarzyna Bula-Muszyńska tel: 33/829-31-47

1. Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu (Measure Autorising Officer) – MAO jest osobą odpowiedzialną za realizację w imieniu Beneficjenta, a w szczególności za odpowiednie zarządzanie administracyjne, finansowe, techniczne i rzeczowe Projektem oraz monitorowanie jego realizacji.

2. Kierownik Jednostki Realizującej Projekt kieruje pracą JRP w sposób umożliwiający prawidłową realizację Projektu pod względem administracyjnym, finansowym i technicznym oraz odpowiada za organizowanie, koordynowanie i nadzór prac wykonywanych przez personel JRP. Ponadto odpowiada za inicjowanie i prowadzenie działań na rzecz właściwej popularyzacji i przepływu informacji dotyczących finansowania Projektu ze środków Unii Europejskiej, zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS.

3. Stanowisko ds. technicznych odpowiada za obsługę techniczną Projektu zgodnie z wymogami procedur FS i prawodawstwa polskiego. Zakres działania obejmuje:
• prowadzenie monitoringu technicznego procesu wdrażania Projektu,
• sprawowanie nadzoru nad Wykonawcami kontraktów w ramach Projektu w zakresie wynikającym z podpisanych umów,
• przeprowadzenie kontroli na terenie budowy,
• bezpośrednia współpraca z inspektorem nadzoru,
• systematyczne monitorowanie i dokumentowanie postępów w Realizacji Projektu,
• prowadzenie narad technicznych, problemowych i innych spotkań, które będą prowadzone w razie potrzeby, ale nie rzadziej niż dwa razy w miesiącu oraz sporządzanie protokołów z posiedzeń,
• udział w odbiorach częściowych i końcowym w tym odbiorach przyłączy,
• rozwiązywanie problemów i sporów z mieszkańcami powstałymi w trakcie realizacji robót,
• udział w kontrolach zewnętrznych Projektu,
• współpracę przy sporządzaniu Harmonogramu realizacji i Harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu,
• współpracę z Wykonawcami kontraktów w zakresie realizacji Projektu oraz weryfikację sporządzanych przez nich raportów w zakresie jego rzeczowej realizacji,
• weryfikację i opisywanie faktur pod względem merytorycznym i sprawdzanie zgodności ich zakresu rzeczowego z podpisanymi umowami oraz Harmonogramem realizacji Projektu,
• pomoc przy sporządzaniu materiałów przetargowych dla wszystkich koniecznych przetargów,
• właściwe prowadzenie dokumentacji, zachowanie jej poufności oraz przechowywanie zgodnie z wymogami dotyczącymi Projektów FS,
• uczestnictwo w komisjach przetargowych,
• współpracę przy sporządzaniu i aktualizowaniu Harmonogramu rzeczowo-finansowego oraz Planu płatności Projektu,
• współpracę przy opracowywaniu wniosków o przekazanie środków wraz z załącznikami zgodnie z obowiązującymi instrukcjami,
• udział w weryfikowaniu wydatków w zakresie kwalifikowania kosztów.

4. Stanowisko ds. procedur przetargowych obejmuje zadania:
• współpraca przy opracowywaniu SIWZ przez konsultantów Pomocy Technicznej,
• współpraca z Inżynierami Kontraktu,
• współpraca z zespołem ds. organizacyjnych i ekonomicznych przy opracowywaniu raportów,
• współpraca z Pomocą Techniczną przy sporządzaniu materiałów przetargowych dla wszystkich koniecznych przetargów,
• współpraca z WFOŚiGW w Katowicach w zakresie przygotowywania i uzgadniania dokumentów przetargowych,
• współpraca z WFOŚiGW w Katowicach w zakresie przygotowania przetargów i realizacji kontraktów,
• sprawdzanie poprawności formalnej i kompletności kontraktów,
• sporządzanie planów i harmonogramów Projektu,
• uczestnictwo w komisjach przetargowych, obsługa biurowa komisji przetargowych,
• weryfikacja faktur pod względem stosowania Ustawy o zamówieniach publicznych,
• zapewnienie prawidłowej obsługi kontroli zewnętrznej,
• współpraca przy sporządzaniu i aktualizowaniu Harmonogramu rzeczowo finansowego oraz Planu płatności Projektu,
• współpraca przy opracowywaniu wniosków o przekazanie środków wraz z załącznikami zgodnie z obowiązującymi instrukcjami,
• współpraca przy opracowywaniu i aktualizacji Harmonogramu realizacji Projektu,
• prowadzenie rejestru rachunków i faktur dotyczących realizacji Projektu,
• prowadzenie rejestru zawieranych umów,
• prowadzenie spraw dotyczących zaopatrzenia JRP w sprzęt, środki czystości oraz artykuły biurowe,
• udzielanie informacji mieszkańcom w zakresie realizacji Projektu.

5. Stanowisko ds. ekonomicznych i sprawozdawczości obejmuje zadania:
• sporządzanie i aktualizowanie Harmonogramu realizacji oraz Planu płatności Projektu,
• zapewnienie realizacji Projektu zgodnie z planami rzeczowo – finansowymi oraz montażem finansowym uwzględniającym wszystkie jego źródła  finansowania,
• opracowywanie wniosków o przekazanie środków wraz z załącznikami zgodnie z obowiązującymi instrukcjami,
• weryfikację faktur pod względem prawidłowości rozliczeń finansowych uwzględniających wszystkie źródła finansowania,
• sporządzanie zestawień dokumentów rozliczeniowych dokumentujących wykorzystanie środków realizowanego Projektu,
• współpracę przy prowadzeniu monitoringu płynności finansowej w ramach realizacji Projektu z uwzględnieniem wszystkich źródeł jego finansowania,
• sporządzanie zestaw ienia kosztów niekwalifikowanych Projektu,
• właściwe prowadzenie dokumentacji, zachowanie jej poufności oraz przechowywanie zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów FS,
• zapewnienie warunków pracy dla kontroli wewnętrznych, zewnętrznych i audytów.


6. Stanowisko ds. organizacji i promocji obejmuje zadania:
• Prowadzenie obsługi administracyjnej Projektu,
• prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania wprowadzonych przy realizacji Projektu,
• prowadzenie archiwum JRP,
• obsługa mieszkańców oraz udzielanie informacji mieszkańcom w zakresie realizacji Projektu,
• prowadzenie całości spraw związanych z promocją Projektu zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi zasadami Funduszu Spójności,
• prowadzenie zadań informatycznych i edukacyjnych w zakresie realizowanego Projektu,
• realizacja zadań doty czących popularyzacji informacji oraz przepływu informacji dotyczących finansowania Projektu ze środków unijnych,
• współpraca przy opracowywaniu procedur wewnętrznych dla JRP,
• prowadzenie spraw pracowniczych i socjalnych osób zatrudnionych przy realizacji Projektu,
• wykonywanie wszystkich czynności wynikających z obowiązku JRP jako płatnika składek ubezpieczeniowych,
• prowadzenie obsługi kancelaryjnej JRP,
• współpraca przy opracowywaniu i aktualizacji Harmonogramu rzeczowo finansowego oraz Planu płatności,
• bieżąca obsługa strony internetowej oraz gromadzenie materiałów niezbędnych do promocji,
• prowadzenie ewidencji majątku zakupionego lub wytworzonego w ramach realizacji projektu.


7. Stanowisko ds. finansowo księgowych – Główny Księgowy Projektu realizuje zadania:
• Prowadzenie ewidencji księgowej Projektu,
• prowadzenie ewidencji podatkowej Projektu oraz dokonywanie rozliczeń podatkowych w tym zakresie,
• dokonywanie rozliczeń podatkowych dotyczących zatrudnianych w JRP pracowników,
• przygotowywanie oraz bieżące monitorowanie i realizowanie płatności JRP.